Một lá thư thông thường được gửi qua bưu điện và ở dạng bưu kiện, trong khi thư điện tử được gửi đi khắp toàn cầu ở dạng điện tử (HTML và Text) qua đường truyền Internet. Bằng cách này, thư điện tử cung cấp cho bạn một phương thức giao tiếp và trao đổi thư từ nhanh chóng hơn, đơn giản hơn và hiệu quả hơn. Khác với thư từ thông thường, thư điện tử rút ngắn thời gian chuyển giao thông tin từ vài ngày thậm chí trên 10 ngày chỉ còn trong vài phút. Hơn nữa, thư điện tử dễ dàng sử dụng. Bạn có thể gửi nó ngay sau khi được soạn thảo, điều này sẽ giúp bạn không phải nghĩ đến việc dán tem và đến bưu điện để gửi.

Những thư điện tử này có thể ở hình thức văn bản, hình ảnh và âm thanh. Trong cùng thời điểm, chúng ta có thể nhận một số lượng lớn thư từ Báo chí và các chuyên mục, và có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Không có phương thức liên lạc truyền thống nào có thể cạnh tranh với thư điện tử. Nếu so sánh với điện thoại, thư điện tử rất tiết kiệm và chuyển giao tự do. Thêm vào đó, chúng ta có thể sử dụng dịch vụ này như là một dịch vụ một-đối-một để gửi thư cho một nhóm người, hoặc gửi chính xác cho một người nào đó. Với những thuận lợi này, hàng trăm triệu người lướt web đều có địa chỉ thư điện tử. Thư điện tử trở thành một ứng dụng Internet được sử dụng nhiều nhất.

2) hệ thống thư điện tử

Việc gửi và nhận thư diện tử cũng được thực hiện theo 4 bước :

b(1):Người gửi bỏ thư đã có địa chỉ chinh xác của người nhận vào thùng thư. 

b(2):Nhân viên bưu điện tại nơi này tập hợp mọi thư cần gửi vào nơi kia.

b(3):Thư được chuyển vào nơi nhận phải qua hệ thống vận chuyển của bưu điện.

b(4):Nhân viên bưu điện tại nơi nhận thư sẽ chuyển đến người nhận .

3. Mở tài khoản ,gửi và nhận thư điện tử:

a)Mở tài khoản thư điện tử:

Để có thể gửi nhận thư điện tử,trước hết ta phải mở tài khoản thư điện tử.Mọi địa chỉ thư có 2 phần được phân cách với kí hiệu @.

Địa chỉ thư có dạng:<tên đăng nhập>@<tên máy chủ lưu hộp thư>

b) Nhận và gửi thư:

b1:truy cập trang web cung cấp dịch vụ thư.

b2:đăng nhập vào hộp thư điện tử bằng cách gõ tên đăng nhập ,mật khẩu rồi nhấn enter.